Conseils pour réduire les coûts d’opération en cas de force majeure

L’équipe d’Ékitas a entrepris la préparation de capsules afin de vous épauler dans la lutte contre les conséquences financières négatives de la crise pandémique actuelle sur vos entreprises.

Voici quelques mesures concrètes que vous pouvez appliquer dès aujourd’hui afin de réduire vos coûts d’exploitation. Certaines de ces mesures prises individuellement peuvent sembler sans impact, mais l’addition de l’ensemble de celles-ci pourrait faire toute la différence.

Concernant les employés et les politiques de ressources humaines

• Impliquez vos employés. Mettez en place un programme d’incitation les incitant à générer des idées de réduction des dépenses inutiles. Vous pourriez même créer un comité ou une personne désignée à la création de nouvelles mesures de réduction des coûts;
• Envisagez de réduire les heures de travail des employés plutôt que de supprimer des postes (ex. : semaines de 4 jours);
• Envisagez d’utiliser des primes non monétaires telles que les options d’achat d’actions, les plans d’épargne en actions, etc. comme rémunération des employés;
• Réduisez votre salaire au niveau nécessaire pour couvrir vos frais de subsistance personnels. Cela montre votre sincérité dans la lutte contre les problèmes de trésorerie.
• Supprimez les heures supplémentaires, sauf sur autorisation préalable.
• Préparez un manuel de procédures pour réduire les coûts de formation et rendre les transitions professionnelles moins coûteuses.

Concernant les dépenses courantes

• Limitez l’autorisation des dépenses à la direction générale;
• Réduisez les dépenses en fournitures;
• Revoyez l’ensemble de vos abonnements, que ce soit à des périodiques, des journaux, des logiciels ou autres. Ne gardez que ceux qui sont nécessaires à l’exploitation de votre entreprise; Limitez les impressions. Si elles sont nécessaires, faites les recto verso;
• Vérifiez vos frais de télécommunication pour évaluer l’efficacité de la facturation;
• Si vos bureaux sont fermés, assurez-vous de ne laisser aucune lumière ouverte, de fermer le chauffage et de débrancher tous les appareils électroniques qui, même lorsque fermés, consomment de l’énergie;
• Payez vos factures à leur date d’échéance et non avant. Profitez des programmes de crédit avantageux offerts par vos partenaires afin de repousser le plus possible l’échéance de vos paiements.

Concernant vos modes de communication avec vos clients et prospects

• Favorisez la publicité à faible coût sur internet et les réseaux sociaux;
• Favorisez l’envoi de documents par courrier électronique plutôt que d’utiliser un service de messagerie ou de livraison.

Concernant vos couvertures d’assurance et frais financiers

• Consultez vos représentants en assurance afin d’évaluer comment vous pourriez être en mesure de diminuer les coûts en assurance;
• Annulez/remisez l’assurance des véhicules et équipements qui ne sont pas utilisés;
• Renseignez-vous auprès des banques pour connaître les meilleurs frais de traitement des cartes de crédit et les meilleurs taux d’intérêt.
• Consolidez vos dettes afin d’obtenir un taux d’intérêt plus bas;
• Envisagez de louer des équipements et des biens immobiliers plutôt que de les acheter;
• Il pourrait être opportun de faire un calcul estimatif d’impôt et de revoir à la baisse vos acomptes provisionnels. Pour plus de prudence, ce calcul devrait être confirmé par votre comptable ou vos fiscalistes.

Dans l’application de toute mesure de réduction de coût, il est important d’avoir un plan de réduction, d’en soutenir l’exécution et surtout d’intégrer cette politique à la culture de l’entreprise de sorte qu’elle soit efficace et durable même après la crise.

Chaque situation comporte son lot de particularités. La situation actuelle est exceptionnelle et évolue constamment. Nous vous recommandons donc de consulter un avocat afin de faire l’analyse de votre situation.

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L’équipe d’Ékitas demeure disponible en mode « télétravail » pour répondre à toutes vos questions et surtout vous accompagner dans la gestion de la crise actuelle et ses impacts sur vos affaires. Nous sommes également outillés afin de vous conseiller dans la planification légale et fiscale de la nouvelle ère qui s’annonce. Pour toute question concernant votre situation, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse courriel suivante : [email protected]

La présente rubrique est fournie à titre d’information générale. Elle ne constitue pas un avis juridique ni une recommandation. Les lecteurs sont invités à demander des avis juridiques précis à l’égard de toute question en lien avec leur situation particulière. Par conséquent, aucune décision ne doit donc être prise sans qu’une analyse complète des faits propres à votre situation n’ait été réalisée. L’information contenue dans cette rubrique est à jour à la date de publication initiale. Tous droits réservés.

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