Politique de confidentialité

Introduction

La protection de vos renseignements privés est primordiale pour Ekitas avocats & fiscalistes inc. (« Ekitas »).

La politique de confidentialité d’Ekitas vise à vous informer de la façon dont nous recueillons les renseignements personnels (les « Renseignements ») d’usagers utilisant notre site web ou de particuliers retenant nos services et de quelle façon nous pouvons utiliser ou communiquer ces Renseignements. De plus, notre politique indique également de quelle façon les usagers peuvent exercer leurs droits à l’égard de leurs Renseignements.

Notez qu’Ekitas ne peut être tenu responsable des informations compilées par des sites web externes dont les liens pourraient se retrouver sur nos pages de réseaux sociaux ou sur notre site web. Ekitas n’assure aucune responsabilité quant aux politiques de confidentialité de tiers.

Par ailleurs, les obligations liées à l’entrée en vigueur de nouvelles dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi ») demeurent évidemment complémentaires aux obligations déontologiques et éthiques qui incombent aux avocats, notamment le respect du secret professionnel et de la confidentialité des communications privilégiées, lorsqu’applicables.

La présente politique n’est qu’un bref aperçu des obligations énoncées dans la Loi et ne peut en aucun cas être considérée comme un avis juridique. L’usager pourra trouver la Loi dans son entièreté sur le site de LégisQuébec.

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Ce qui constitue un Renseignement

Un renseignement personnel est un Renseignement qui permet d’identifier une personne physique grâce à des informations le concernant, notamment son nom et prénom, son adresse de résidence, son adresse courriel, son numéro de téléphone, ses informations bancaires, son parcours académique ou encore sa date de naissance. Les Renseignements visent aussi du contenu photographique ou audio, sur plateforme numérique ou physique, par exemple : une photographie prise lors d’un évènement de réseautage d’un individu.

Les renseignements visant une entreprise (son siège social, son adresse, son site web) ne sont pas des renseignements couverts par la Loi, puisqu’il ne s’agit pas d’une personne physique. Cependant, les Renseignements obtenus sur les dirigeants de l’entreprise sont couverts par la Loi, puisque les dirigeants seront forcément des personnes physiques.

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Cueillette des Renseignements

Nous pouvons obtenir des Renseignements lors de l’embauche d’un nouveau candidat ou lors de l’accomplissement d’un mandat juridique pour un(e) client(e).

Lorsque nous recueillons des Renseignements dans l’un ou l’autre des deux cas de figure ci-haut, nous obtiendrons le consentement de l’individu par le biais d’une acceptation écrite à cet effet.

Dans le cas où un individu échange avec Ekitas et fournit un Renseignement au moyen d’un courriel, d’un appel téléphonique, via notre site web ou toute autre plateforme de réseau social utilisé par Ekitas, le consentement de cet individu sera obtenu de façon tacite, puisqu’il a volontairement interagi avec Ekitas par l’un de ses moyens.

Il faut noter qu’Ekitas pourrait devoir communiquer certains Renseignements dans la mesure où Ekitas y est contraint par un Tribunal, dans le respect évidemment des obligations déontologiques et des règles éthiques régissant la profession d’avocat et la relation avec le client.

Ekitas conserva les Renseignements pour la durée requise afin que les obligations déontologiques et éthiques des avocats soient respectées tout comme les obligations législatives et réglementaires.

Utilisation de témoins (« cookies »)Le site web d’Ekitas utilise les cookies à des fins de capture d’activités, entre autres les pages consultées ou le nombre de consultations hebdomadaire. Ces cookies recueillent certaines informations, notamment vos préférences linguistiques. Toutefois, les cookies sur notre site web ne nous permettent pas d’identifier l’individu, puisque les cookies ne recueillent pas d’informations personnelles comme les noms et prénoms, ou encore la date de naissance.

Vous pouvez toujours désactiver les cookies en consultant les paramètres du footer web que vous utilisez.

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Protection des Renseignements

Ekitas a mis en place des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables dans l’objectif d’assurer la protection des Renseignements. Ces mesures prennent notamment la forme d’accès au réseau sécurisé, de mots de passe robustes, de double authentification et de mises à jour constantes des pare-feu, antivirus et toute autre protection accrue de la part de notre équipe en soutien information.

Les Renseignements ne seront sous aucun prétexte vendu ou échangé par Ekitas moyennent une contrepartie à cet effet, quel qu’elle soit.

L’utilisation grandissante d’échanges de courriels augmente les risques quant à l’intégrité ou la sécurité des documents ou informations y étant échangés. Bien qu’Ekitas s’assure de prendre toutes les mesures nécessaires afin de protéger tous Renseignements, ceux-ci peuvent quand même être interceptés, aucune plateforme infonuagique ou outil technologique n’étant absolument sécuritaire.

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Usage des Renseignements

Les Renseignements obtenus et recueillis par Ekitas serviront notamment à parfaire le service à la clientèle, à échanger avec les clients, à recruter et embaucher du personnel administratif et juridique et à procéder à la facturation de nos honoraires. De plus, les Renseignements seront également utilisés afin de respecter les obligations déontologiques incombant aux avocats, notamment la vérification des conflits d’intérêts.

Tous les Renseignements sont utilisés par les employés d’Ekitas afin de mener à bien leurs tâches et mandats. Toutefois, si Ekitas devait communiquer des Renseignements à des tiers (des collaborateurs, d’autres professionnels, agences gouvernementales, etc.) vous en serez immédiatement informé.

Comme Ekitas utilise des technologies infonuagiques (le cloud), certains Renseignements devront être communiqués et entreposés auprès de plateformes tierces. En aucun cas des Renseignements contrevenant aux responsabilités éthiques et déontologiques des avocats ne seront communiqués auprès de plateformes tierces.

Par ailleurs, Ekitas devra divulguer certaines informations dans le cadre de la prestation de services juridiques auprès de ses clients, notamment en effectuant des corrections ou modifications auprès du Registraire des entreprises du Québec ou auprès des tribunaux lors d’un litige.

Responsable de la protection des renseignements personnelsToute personne physique sur laquelle Ekitas détient des Renseignements peut retirer le consentement accordé concernant l’usage de Renseignements obtenus par Ekitas ou la collecte de futures informations.

Dans la mesure où un individu souhaite obtenir de l’information sur la protection de ses renseignements personnels ou encore pour corriger ou retirer son consentement à la collecte et la communication de Renseignements, il faudra contacter Me Luc-Olivier Herbert, Responsable de la protection des renseignements personnels chez Ekitas, aux coordonnées suivantes :

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Me Luc-Olivier Herbert